Calcul des effectifs CSE : Guide 2025 simplifié

Le calcul des effectifs du Comité Social et Économique (CSE) est une étape clé de l'entreprise pour respecter ses obligations légales en matière de représentation du personnel. Ce calcul, basé sur le nombre moyen de salariés sur une période donnée, détermine si l'entreprise doit instaurer un CSE. Il inclut les salariés en CDI, CDD, à temps partiel, en contrat intermittent, tout en respectant des règles spécifiques liées à la durée légale du travail.

Pour les employeurs, maîtriser les notions comme l'équivalent temps plein (ETP), les exclusions et les modalités prévues par le Code du travail et le Code de la sécurité sociale est essentiel. Cela garantit une mise en place conforme du CSE et le respect des seuils d'effectifs requis.

En 2025, ce calcul reste stratégique pour gérer les obligations sociales, éviter les litiges et assurer une conformité légale optimale.

1️⃣ Comprendre la base du calcul des effectifs du CSE

Les principes généraux du calcul des effectifs

Le calcul des effectifs pour le Comité Social et Économique (CSE) repose sur une période de référence de 12 mois consécutifs précédant le jour du calcul. Ce délai permet de déterminer l’effectif moyen annuel nécessaire pour la mise en place du CSE dans une entreprise.

La règle fondamentale est que l’entreprise doit atteindre ou dépasser 11 salariés en équivalent temps plein (ETP) pendant ces 12 mois pour être concernée par l’obligation de mise en place du comité social.

Pour calculer cet effectif, il faut intégrer tous les salariés titulaires de contrats de travail, qu’ils soient en CDI, CDD, à temps plein ou à temps partiel. Les salariés à temps partiel sont convertis en équivalent temps plein en divisant la durée du travail prévue par leur contrat par la durée légale ou conventionnelle du travail dans l’entreprise. De même, les salariés en CDD sont comptabilisés proportionnellement à leur durée de présence sur la période, à l’exception de certains cas spécifiques, comme les contrats de remplacement d’un salarié absent, qui sont exclus du calcul.

Il est important de noter que l’ensemble des salariés absents, en congé maternité ou en arrêt maladie, est également pris en compte dans le calcul des effectifs pour le CSE.

Les évolutions réglementaires pour 2025

Pour l’année 2025, plusieurs adaptations ont été intégrées dans le calcul des effectifs, notamment une vigilance accrue concernant le traitement des salariés en contrats atypiques et à temps partiel, ainsi que des durées du travail. Le Code du travail et le Code de la sécurité sociale précisent davantage les modalités pour inclure les salariés titulaires de contrats spécifiques, comme les CDD partiels ou les CDI à temps partiel. Ces textes détaillent également les règles relatives aux absences et aux suspensions de contrat.

Les entreprises doivent s’assurer d’appliquer le calcul des effectifs en respectant des critères à la fois sociaux et juridiques conformes aux dernières dispositions. Ces dispositions concernent notamment la durée légale du travail et le mode de prise en compte des salariés dans l’effectif moyen annuel. Cette mise à jour réglementaire vise à garantir que le seuil pour la mise en place du CSE reflète avec précision la réalité de l’effectif salarié, en intégrant les salariés sous contrat à temps partiel ou en CDD partiel comptabilisés en ETP. Cette précision est essentielle pour éviter tout litige et assurer une gestion sociale équitable et conforme à la loi dans l’entreprise.

2️⃣ Les salariés pris en compte dans le calcul

Les salariés à temps plein et à temps partiel

Dans le calcul des effectifs du CSE, tous les salariés à temps plein sont comptabilisés comme une unité, quelle que soit leur situation dans l’entreprise. Pour les salariés à temps partiel, le calcul repose sur une conversion en équivalent temps plein (ETP), afin de refléter précisément leur contribution effective au travail dans l’entreprise.

Cette conversion est réalisée en divisant la durée de travail prévue dans leur contrat par la durée légale ou conventionnelle du travail dans l’entreprise.

Par exemple, un salarié travaillant 20 heures par semaine dans une entreprise où la durée légale est de 35 heures sera comptabilisé comme environ 0,57 ETP. Cette méthode garantit une prise en compte juste des salariés à temps partiel dans l’effectif global, sans les surestimer ni les sous-estimer. De plus, les heures complémentaires réellement effectuées peuvent être incluses pour ajuster ce coefficient, conformément à la jurisprudence récente.

Les contrats spécifiques (CDD, intérimaires, apprentis)

Les salariés en contrat à durée déterminée (CDD) sont également intégrés dans le calcul des effectifs, mais leur contribution est proportionnelle à leur présence effective sur la période considérée, souvent rapportée à un équivalent temps plein annuel. Par exemple, un salarié en CDD à temps partiel présent six mois dans l’année sera comptabilisé pour une moitié d’ETP.

Les salariés intérimaires sont pris en compte à condition qu’ils travaillent directement pour l’entreprise et non pour un sous-traitant, généralement selon la durée de leur mission. En revanche, les apprentis et les stagiaires ne sont, en principe, pas intégrés dans le calcul des effectifs du CSE, leur statut particulier ne les rendant pas comptables pour les seuils obligatoires.

Enfin, les salariés en contrat partiel temporaire, comme les CDD partiels ou les contrats à durée indéterminée (CDI) à temps partiel, doivent également être convertis en ETP, de la même manière que les salariés à temps partiel. Cette distinction est essentielle pour obtenir une vision précise et complète des effectifs de l’entreprise sur la période de référence.

3️⃣ Les modalités de calcul spécifique

Le calcul de l'effectif moyen annuel

Le calcul de l'effectif moyen annuel est une étape essentielle pour déterminer si une entreprise doit mettre en place un Comité Social et Économique (CSE). Ce calcul repose sur la moyenne des effectifs mensuels de l'année civile précédente, en prenant en compte tous les salariés ayant un contrat de travail, qu'ils soient en CDI, CDD, à temps plein ou à temps partiel. Pour garantir une précision optimale, cette moyenne est arrondie au centième près.

En pratique, cela consiste à additionner les effectifs salariés de chacun des 12 mois de l'année, puis à diviser le total par 12. Cette méthode permet d'intégrer les fluctuations au sein de l'entreprise, telles que les embauches et les départs survenus au cours de l'année.

Pour standardiser la contribution des salariés à temps partiel ou en contrat temporaire, le calcul utilise l'équivalent temps plein (ETP). Cela permet de refléter leur poids réel dans l’effectif global, assurant ainsi une représentation plus juste.

La prise en compte des salariés absents ou en suspension de contrat

Le calcul des effectifs inclut également les salariés absents ou ceux dont le contrat est suspendu pour des raisons spécifiques. Cela permet de refléter au mieux la réalité de l’effectif. Par exemple, les salariés en arrêt maladie, en congé maternité, en congé parental ou en congé pour formation sont pris en compte.

Ces périodes d’absence n’excluent pas les salariés du calcul, car ils conservent leur lien contractuel actif avec l’entreprise. Cependant, certains cas, comme les salariés dont le contrat a été rompu ou ceux en suspension totale pour des raisons disciplinaires, peuvent être exclus selon des règles spécifiques.

Il est donc important d'examiner chaque situation individuelle pour intégrer ou exclure correctement un salarié dans le calcul. Cette démarche garantit que l’effectif moyen annuel reflète fidèlement la réalité sociale de l’entreprise, une condition clé pour respecter les seuils légaux relatifs au CSE.

4️⃣ Gérer les seuils d'effectif et leurs conséquences

Conséquences d'un franchissement de seuil à la hausse

Lorsque l'effectif de l'entreprise dépasse durablement le seuil de 11 salariés pendant au moins 12 mois consécutifs, l'employeur est tenu de mettre en place un Comité Social et Économique (CSE). Ce franchissement entraîne une obligation légale stricte : les élections des représentants du personnel doivent être organisées dans un délai précis, sous peine de sanctions.

La procédure inclut plusieurs étapes essentielles : informer les salariés, négocier un éventuel protocole d’accord préélectoral et organiser les scrutins.

Lorsque l'effectif dépasse 50 salariés, les prérogatives du CSE s’élargissent considérablement. Cela inclut des consultations économiques, des droits d’alerte et un contrôle accru sur les conditions de travail. Ce seuil implique également des obligations renforcées pour l’employeur, notamment en matière de santé, de sécurité et de conditions sociales au sein de l’entreprise. Il est donc important de surveiller précisément l’effectif salarié, en tenant compte des salariés en CDI, CDD, temps partiel et équivalents temps plein, pour respecter ces obligations et éviter les contentieux.

Conséquences d'un franchissement de seuil à la baisse

À l’inverse, si l’effectif de l’entreprise passe en dessous du seuil légal de 11 salariés pendant au moins 12 mois consécutifs, les obligations liées à la mise en place ou au maintien du CSE peuvent être réévaluées. Une réduction des effectifs peut permettre à l’employeur d’adapter la représentation du personnel, voire de dissoudre le comité si les conditions ne sont plus réunies.

Ce retrait doit toutefois respecter une procédure encadrée garantissant les droits des salariés. Il est indispensable d’appliquer les mêmes règles d’appréciation basées sur l’effectif moyen annuel en équivalent temps plein, tout en incluant les salariés à temps partiel et en prenant en compte les différents types de contrats et périodes d’absence.

Une gestion rigoureuse des seuils permet d’éviter les contestations devant les instances sociales et garantit une transition conforme à la législation du travail et de la sécurité sociale.

5️⃣ Les points d'attention pour 2025

Les erreurs à éviter dans le calcul des effectifs

En 2025, plusieurs erreurs fréquentes doivent être évitées pour un calcul correct des effectifs nécessaires à la mise en place ou à la gestion du Comité Social et Économique (CSE). D’abord, il est important de ne pas omettre les salariés à temps partiel, qui doivent être convertis en équivalent temps plein (ETP) selon la durée légale du travail propre à l’entreprise. Sous-estimer ces effectifs peut fausser le calcul et retarder la mise en place obligatoire du CSE.

Ensuite, une confusion fréquente survient dans le traitement des salariés en contrat à durée déterminée (CDD). Seuls les CDD effectifs sur la période de référence doivent être pris en compte, en proportion de leur présence, tandis que les contrats de remplacement d’un salarié absent sont exclus.

De même, il ne faut pas inclure les apprentis ou stagiaires, sauf dispositions particulières.

Enfin, une attention particulière doit être portée aux salariés absents (congés maternité, maladies, arrêts) qui doivent être comptabilisés, car leur contrat reste actif. Ignorer cette règle peut entraîner un sous-dénombrement des effectifs et des conséquences juridiques pour l’entreprise.

La rigueur dans l’application de ces règles est essentielle pour un calcul conforme aux exigences du Code du travail et du Code de la sécurité sociale.

Les nouvelles dispositions à intégrer

La réglementation pour 2025 introduit des précisions importantes lors de la prise en compte des salariés en CDD partiel, des salariés en intérim ainsi que des titulaires de contrats atypiques. Il est désormais recommandé de systématiser leur conversion en ETP en tenant compte à la fois de la durée du travail et de la durée du contrat présente sur la période de référence. Cette évolution vise à mieux refléter la réalité de l’effectif salarié moyen annuel et permet d’améliorer la cohérence des calculs pour l’établissement des obligations sociales.

Par ailleurs, les dispositions légales insistent sur l’importance de la déclaration précise des effectifs auprès des organismes sociaux, notamment via la Déclaration Sociale Nominative (DSN), qui facilite le calcul des effectifs aux fins de cotisations et obligations légales. La prise en compte des nouveaux types de contrats, comme les contrats uniques d’insertion (CUI), a été clarifiée pour mieux les intégrer dans les effectifs calculés.

Pour ces raisons, les entreprises ont tout intérêt à se doter d’outils adaptés, comme des tableaux automatisés, pour maîtriser la mise en place du CSE dans le respect de la législation 2025 et anticiper les évolutions régissant le travail, la durée légale et les contrats en vigueur.

✅ Conclusion

En résumé, maîtriser le calcul des effectifs pour le CSE est essentiel afin de garantir la conformité légale de votre entreprise. Il est indispensable de considérer l’ensemble des salariés, qu’ils soient en CDI, CDD, à temps partiel ou en suspension de contrat, tout en respectant les règles de conversion en équivalent temps plein.

Avec les évolutions réglementaires de 2025, une vigilance accrue est nécessaire pour éviter les erreurs et ajuster votre gestion sociale. Nous vous encourageons à réaliser dès maintenant un audit détaillé de vos effectifs et à mettre en place des outils adaptés, afin d’anticiper sereinement vos obligations sociales et la mise en place du CSE.

❓FAQ

➡️ Quelle est la période de référence à prendre en compte pour le calcul des effectifs du CSE ?

La période de référence pour le calcul des effectifs du CSE correspond à 12 mois complets précédant la date du calcul. Par exemple, si le calcul est réalisé le 1er mars 2026, la période prise en compte s’étend du 1er mars 2025 au 28 février 2026.

Les effectifs sont comptabilisés en équivalent temps plein (ETP) sur cette période.

➡️ Quels types de contrats et situations des salariés doivent être inclus dans le calcul des effectifs du CSE ?

Le calcul des effectifs du CSE inclut :

• Les salariés en CDI à temps plein (comptabilisés intégralement).
• Les salariés en CDD et à temps partiel, au prorata du temps travaillé.
• Les salariés en contrats aidés (CIE, CAE) au prorata depuis 2019.

En revanche, les apprentis et salariés en contrat de professionnalisation sont exclus.

Sont également inclus les salariés en arrêt maladie ou en congé maternité, selon leur contrat, soit au prorata, soit intégralement.

➡️ Comment calculer la part proportionnelle des salariés à temps partiel ou en CDD pour l’effectif du CSE ?

Pour déterminer la part proportionnelle des salariés à temps partiel ou en CDD dans l’effectif du CSE :

• Multipliez le nombre de mois de présence sur 12 par le ratio des heures hebdomadaires effectuées.
• Divisez ce résultat par la durée légale ou conventionnelle du travail.

Enfin, additionnez les équivalents temps plein (ETP) obtenus pour chaque salarié concerné.

➡️ Quelles sont les conséquences du calcul des effectifs sur la mise en place et la composition du comité social et économique ?

Le calcul des effectifs est essentiel pour déterminer si la mise en place du CSE est obligatoire. Cette obligation s’applique dès que l’entreprise atteint 11 salariés sur une période de 12 mois consécutifs.

Ce calcul impacte également la composition du CSE, notamment :

• Le nombre d’élus.
• La fréquence des réunions.
• Les heures de délégation.

Il inclut les salariés en CDI, CDD, à temps partiel, ainsi que certaines exceptions.

⭐ Téléchargez gratuitement notre livre blanc dédié au calcul des effectifs du CSE

On vous explique quand intervient le calcul des effectifs CSE et comment les calculer, avec un exemple illustratif, et on répond pour vous aux questions les plus fréquentes. Cliquez-ici pour y accéder.

Mis en ligne le 17/09/2025