Secrétaire du CSE : entre rigueur administrative, coordination et dialogue social

Depuis la réforme des instances représentatives du personnel par les ordonnances Macron de 2017, le Comité Social et Économique (CSE) est devenu la seule instance de représentation des salariés dans les entreprises de plus de 11 salariés.

 Dans cette organisation simplifiée, le secrétaire du CSE tient une place centrale. Il est le garant du bon fonctionnement administratif du comité, de la transparence des échanges et de la traçabilité des décisions. Véritable pilier du dialogue social, il assume des missions exigeantes, aussi bien juridiques que pratiques, de coordination, de communication, voire de diplomatie.

Cet article vous propose une analyse complète du rôle du secrétaire du CSE. Il s’adresse aussi bien aux élus en poste, aux futurs candidats, qu’aux employeurs soucieux d’assurer un dialogue social constructif.

1️⃣ Désignation et statut du secrétaire du CSE

Une désignation régie par le Code du travail

Selon l’article L2315-23 du Code du travail, le secrétaire du CSE est désigné par les membres titulaires, à la majorité des suffrages exprimés, lors de la première réunion du comité après les élections. Ce vote, à main levée ou à bulletin secret, est organisé en présence du président (l’employeur ou son représentant), qui y prend part.

Aucune condition d’ancienneté, de grade hiérarchique ou d’expérience syndicale n’est exigée pour briguer ce rôle. Toutefois, il est recommandé de choisir une personne organisée, rigoureuse et à l’aise à l’écrit comme à l’oral, car les responsabilités sont lourdes et variées.

Le poste ne peut pas être cumulé avec celui de trésorier, toujours selon le même article, pour garantir une séparation claire des responsabilités administratives et financières. Cette règle évite les conflits d’intérêts et assure une gestion transparente du comité.

En cas d’égalité parfaite entre deux candidats, le plus âgé l’emporte, selon la règle électorale classique.

Démission et révocation

Le secrétaire peut se retirer à tout moment : soit en annonçant sa décision en réunion, consignée dans le procès-verbal, soit via une lettre adressée au président du CSE. Aucune justification n’est légalement exigée.

À l’inverse, le comité peut décider de révoquer le secrétaire si sa gestion est jugée défaillante. Cette révocation n’est pas une sanction disciplinaire, mais une mesure interne d’organisation, qui n’affecte pas le mandat d’élu. Elle doit être votée en réunion, après avoir entendu les explications de l’intéressé.

2️⃣ Le chef d’orchestre administratif du CSE

L’établissement de l’ordre du jour

La préparation de chaque réunion du CSE débute par la rédaction de l’ordre du jour, co-construit avec le président. Le secrétaire y intègre les questions remontées par les élus et les demandes spécifiques des représentants syndicaux.

Une fois signé par les deux parties, ce document devient contractuel : il ne peut plus être modifié sauf en cas d’urgence (ex : accident grave, procédure judiciaire imminente). Cette exigence est encadrée par l’article L2315-29 du Code du travail, qui impose un délai minimal de trois jours avant la réunion pour l’envoi aux membres, ou huit jours pour le CSE central.

Le secrétaire, porte-voix du collectif

Contrairement à une vision hiérarchique, le secrétaire n’a aucun pouvoir décisionnaire unilatéral. Il est le garant du bon déroulement des échanges, et l’intermédiaire de confiance entre élus et employeur. Il relaie les sujets des salariés, transmet les documents reçus (bilans, expertises, rapports CSSCT...), et facilite la coordination interne du comité.

Dans les structures importantes, il peut également :

• Superviser les éventuels salariés du CSE

• Signer des contrats avec des prestataires (vacances, billetterie, prestataires RH)

• Gérer les formalités légales (déclarations URSSAF, agréments)

• Suivre les décisions et leur mise en œuvre

3️⃣ La mémoire vivante du comité

Rédiger des procès-verbaux fidèles et complets

Le secrétaire a pour mission essentielle de rédiger les procès-verbaux (PV) des réunions plénières. Ces documents doivent être exhaustifs, précis, et refléter l’intégralité des débats, conformément à l’article L2315-34 du Code du travail.

Un PV efficace doit inclure :

• Date, heure, lieu de réunion

• Liste des présents et absents

• Ordre du jour

• Questions abordées

• Arguments échangés

• Résultats des votes

• Conclusions actées

• Temps de parole (optionnel mais recommandé)
  
  

Le délai de transmission du PV est de 15 jours sauf cas d’urgence : 3 jours pour un PSE, 1 jour pour une liquidation judiciaire.

À retenir : l’ensemble des PV doit être archivé et accessible pour consultation en cas de litige.

Externalisation possible de la rédaction

Étant donné le temps considérable que nécessite la rédaction de PV détaillés, le CSE peut décider de confier cette tâche à un prestataire externe, financé par le budget de fonctionnement.

Cette décision nécessite un vote majoritaire en réunion plénière. Le secrétaire garde néanmoins la responsabilité finale du contenu.

Astuce : consultez l’avis de l’ANACT sur l’externalisation des PV.

4️⃣ Missions transverses et évolutives

Le rôle du secrétaire adjoint

Un secrétaire adjoint peut être nommé pour soutenir le titulaire, surtout en cas d'absences ou de surcharge. S’il s’agit d’un élu suppléant, il est autorisé à assister aux réunions uniquement si le règlement intérieur le permet, ce qui nécessite d’y inscrire cette dérogation.

Le secrétaire adjoint peut se voir confier des missions spécifiques : communication interne, gestion des événements du CSE, animation du site intranet, etc.

Communication et digitalisation du CSE

De plus en plus, le secrétaire devient aussi le responsable de la communication de l’instance. Il peut animer l’intranet, publier les PV, promouvoir les activités sociales et culturelles du comité (billetterie, subventions, événements...).

Des solutions digitales comme HelloCSE permettent d’automatiser et centraliser ces actions. Ces plateformes proposent souvent un mur d'actualités, un trombinoscope, la vision sur les évènements organisés en interne et une gestion simplifiée des prestataires.

5️⃣ Moyens matériels et heures de délégation

Heures de délégation

Le secrétaire, comme tout élu titulaire, dispose d’un crédit d’heures de délégation mensuel, défini par la taille de l’entreprise (cf. article L2314-7 du Code du travail). Ce volume peut être majoré par le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP), sans réduction du crédit des autres élus.

Il est fortement recommandé de prévoir un quota spécifique pour le secrétaire, pour lui permettre de remplir ses obligations dans de bonnes conditions.

Astuce : pour tout savoir sur le PAP, consultez travail-emploi.gouv.fr

6️⃣ Bonnes pratiques et conseils d’organisation

Astuces pour exercer efficacement

• Tenir un tableau de suivi des décisions votées et des actions entreprises

• Centraliser les documents sur un drive partagé

• Collaborer étroitement avec le trésorier pour les sujets budgétaires

• Faire relire les PV par plusieurs élus avant validation

• Se former régulièrement, par exemple via l’Institut Supérieur du Travail ou JuriCE
  
  

Conclusion

La fonction de secrétaire du CSE ne se résume pas à une gestion administrative. Elle implique un rôle pivot dans la vie du comité, un engagement dans la durée et une grande capacité à coordonner les parties prenantes.

En assurant la rigueur, la transparence et la mémoire du CSE, le secrétaire devient un acteur stratégique du dialogue social, au service des salariés comme de l’entreprise.

Que vous soyez nouvellement élu ou en réflexion pour vous porter candidat, cette mission est exigeante… mais passionnante !

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Mis en ligne le 15/04/2025